Cross-country | Cahier de charges | Bénévoles

17 octobre 2020, Parc Michel-Chartrand, Longueuil

7h30
Arrivée des bénévoles

7h45
Réunion des bénévoles pour le rappel des tâches et la remise des chandails. La réunion aura lieu dans la salle du bâtiment principal du parc.

8h15
Visite des tracés avec les bénévoles assignés aux parcours.

8h45
Déplacement des bénévoles vers leur tâche respective.

Informations générales

  • Le coordonnateur pourra signer le cahier de bénévolat lorsque l’élève devra quitter l’événement
  • L’élève doit être disponible pour toute la durée de l’événement
  • Advenant qu’un bénévole est surpris à jouer avec son cellulaire dans le cadre de ses fonctions de bénévole, il sera immédiatement renvoyé chez lui sans la reconnaissance de ses heures de bénévolat

Alimentation
Le RSEQ Montérégie fournira une boîte à lunch pour le diner. Si vous avez un gros appétit, apportez-vous des collations, bouteilles d’eau, etc.  Le comité organisateur distribuera aussi une collation et des bouteilles d’eau au courant de la journée.

Matériel à ne pas oublier

  • Vêtements confortables (léger, un peu plus chaud)
  • Souliers confortables
  • Bottes de pluies s’il a plu ou s’il prévoit de la pluie pendant l’événement
  • Manteau chaud avec capuchon (si possible)
  • Collations et bouteille d’eau
  • Crème solaire
  • Chapeau ou casquette

Description des tâches et responsabilités

Préposés au parcours (10)

  • Être présent pour la visite des parcours (7h30)
  • Confirmer sa présence auprès du responsable des bénévoles à votre arrivée au parc
  • Prendre un chandail du RSEQ Montérégie et/ou bracelet de bénévole jaune de et le conserver en tout temps toute la journée
  • Les préposés doivent être présents à tous les points de jonction du trajet
  • Encourager les participants pendant la course
  • Demeurer debout en tout temps pendant les courses ou apporter une chaise pliante (style camping). Il est interdit de demeurer assis par terre
  • Suivre les consignes données par le responsable des bénévoles
  • Être présent à son poste 15 minutes avant la première course de la journée

Préposés à la distribution des collations et des boîtes à lunch (2)

  • Être présent à la réunion des bénévoles
  • Confirmer sa présence auprès du responsable des bénévoles
  • Prendre un chandail du RSEQ Montérégie et/ou bracelet de bénévole jaune de et le conserver en tout temps toute la journée
  • À la fin de la journée, remettre le bracelet jaune au responsable des bénévoles
  • Mettre en place les collations et les bouteilles d’eau sur les tables avant l’arrivée des athlètes
  • Remettre une collation et une bouteille d’eau à chaque participant lorsque ces derniers franchissent l’entonnoir de la ligne d’arrivée
  • Suivre la feuille de charge pour connaitre le nombre de participants pour chaque course (mettre uniquement la quantité prévue de yogourts et bouteilles d’eau pour chaque course)
  • Faire la distribution des boîtes à lunch à tous les bénévoles, responsables et membres de l’organisation

Préposés à l’affichage des résultats (1)

  • Après chaque course, lorsque tous les participants ont franchi la ligne d’arrivée, demander 2 copies des résultats aux préposés du photofinish
  • Aller porter 1 copie des résultats au responsable du protocole et des remises de médailles (Sylvie Cornellier);
  • Afficher (coller) l’autre copie des résultats sur le babillard des résultats

Mascotte Gym (3)
1 mascotte + 2 accompagnateurs

  • Être présent à la réunion des bénévoles
  • Confirmer sa présence auprès du responsable des bénévoles
  • Se promener sur le site de l’évènement afin de saluer les participants
  • Faire acte de présence à la ligne de départ pour quelques courses
  • En cas de mauvaise température, une des deux mascottes ne sera pas utilisée. Cette personne sera affectée à l’affichage des résultats

Photographes (2)

  • Être présent en tout temps devant le podium
  • Prendre des photos de l’ensemble des athlètes sur le podium
  • Suivre les consignes de la responsable du protocole (Sylvie Cornellier)