La présente procédure vise à préciser les lignes de conduite à suivre par le RSEQ Montérégie en cas de tempête de neige, de verglas ou mauvaises conditions météorologiques. Elle fixe les principes et règles lors de la suspension des activités du RSEQ Montérégie.
Objectifs
- Assurer la sécurité et le bien-être des élèves-athlètes, des entraineurs et du personnel
- Déterminer la procédure permettant une prise de décision en tout temps
- Identifier le rôle des différents intervenants
- S’assurer de la diffusion rapide de l’information auprès des membres du RSEQ Montérégie et de son personnel
Principes généraux
La décision de procéder à une suspension des activités peut être prise en tout temps. Cependant, cette décision doit être communiquée selon les séquences suivantes :
- En prévision des activités de semaine, la décision doit être diffusée avant 13h00
- En prévision des activités de fin de semaine, la décision doit être diffusée avant 6h00
Processus de décision
Les critères sur lesquels repose la prise de décision sont les suivants :
- Les conditions et les prévisions météorologiques diffusées par Météo Média
- L’état des routes observé par le ministère des Transports du Québec
C’est la direction générale qui prend la décision de suspendre les activités du RSEQ Montérégie. En cas d’absence de la direction générale, la décision est prise par les coordonnateurs des activités.
Dans le but d’aider la direction générale à prendre la bonne décision, les coordonnateurs aux activités prennent l’initiative de recueillir les informations pertinentes. Ils transmettent leurs recommandations à la direction générale.
Rédaction et diffusion d’une décision
Le chargé des communications du RSEQ Montérégie est responsable de la rédaction de l’avis de suspension des activités du RSEQ Montérégie. De plus, il est responsable de la diffusion de ces avis.
Message
Le message transmis fait part de la situation (suspension des activités), de la durée de la suspension et invite les membres à consulter les médias de l’organisation.
Courriel, texto, appel téléphonique
Aussitôt qu’une décision de suspension est prise par la direction générale, les membres du RSEQ Montérégie sont informés par la diffusion d’un courrier électronique ou d’un appel téléphonique.
Médias d’entreprise
Un message est publié sur la page d’accueil du site web du RSEQ Montérégie, sur la page Facebook du RSEQ Montérégie et Instagram. Une notification web est également envoyé aux abonnés.
Application
Cette procédure entre en vigueur au moment de son adoption et remplace toute autre directive ou procédure qui pourrait avoir été émise sur le même sujet.